Attention : si le RAR s'est perdu, que le client indique qu'il ne l'a jamais reçu et que le numéro de suivi de La Poste n'est plus actif pour le vérifier, demander systématiquement au client une copie de sa carte d'identité avant de lui envoyer ses e-tickets par mail. Si son RAR est revenu en "non réclamé" ou "adresse inconnue" (cas les plus courants), dans ce cas on peut lui envoyer ses e-tickets par mail directement sans vérification préalable.
DANS APARTE :
Envoyer un e-ticket après un RAR non réclamé à La Poste ou non reçu :
- Aller chercher et copier le numéro de commande dans le « tableau de gestion des RAR » (Sharepoint commun au Service)
- Aller dans : Gestion des commandes
- Coller le n° de commande en haut à gauche
- La ligne du client s’affiche : cliquer sur la ligne comportant le E (comme « édité »)
- Aller en bas à gauche dans ACTIONS
- Cliquer sur EXPORTER LES E-TICKETS
- Les e-tickets vont se télécharger automatiquement dans un dossier créé automatiquement par Aparté sur votre bureau d’ordinateur
- Cliquer sur UNE COMMANDE PAR FICHIER
- Puis sur OK
- Cliquer sur l’icône du « visage » du client en bas à droite
- Copier l’adresse e-mail du client (pour lui envoyer ses e-tickets)
- Lui envoyer un mail avec le modèle de texte ci-dessous et en allant chercher sa PJ de e-tickets dans le dossier sur votre ordinateur :
Bonjour,
Vos billets en recommandé nous ont été retournés car ils n'ont pas été réclamés à votre bureau de Poste.
Nous ne sommes pas en mesure de vous les renvoyer une 2ème fois donc nous vous les renvoyons sous forme de e-tickets que vous trouverez ci-joints.
Important : merci de bien vouloir nous confirmer en retour de ce mail la bonne réception de vos billets électroniques.
Cordialement,
DANS TRIUM :
- Aller dans : Vente / Modification de commande
- Entrer le numéro de commande et cliquer sur « rechercher »
- Cliquer sur le numéro de commande trouvé
- Cliquer sur le mode de retrait « recommandé », le changer dans le menu déroulant et mettre « e-ticket »
- Bien vérifier que la case du tarif est à 0€
- Récupérer le mail du client par un copier-coller (dont on se servira plus tard pour envoyer les e-tickets)
- VALIDER en bas
- Puis dans « mode de remboursement » sélectionner « carte bancaire »
- VALIDER
- Cela doit indiquer « la commande a été modifiée »
- Puis reprendre le numéro de commande
- Aller dans VENTE / COMMANDE / GENERATION DES E-BILLETS
- Remettre à nouveau le numéro de commande puis RECHERCHER
- Cliquer sur le numéro de commande trouvé
- Sur la fenêtre pop up en bas cliquer sur « autoriser une fois »
- Puis sur la nouvelle fenêtre pop up cliquer sur « recommencer »
- On arrive sur le e-ticket qui s’affiche sur l’écran
- L’enregistrer sur l’ordinateur : idéalement dans un dossier que vous avez préalablement créé sur votre bureau d’ordinateur (intitulé par exemple « RAR à envoyer en e-ticket ») en nommant les e-tickets par le nom et le prénom du client
- Envoyer le e-ticket au client avec votre mail pro ou via Zendesk
- Bien mettre le modèle-type du texte du mail d’accompagnement à utiliser :
Bonjour,
Vos billets en recommandé nous ont été retournés car ils n'ont pas été réclamés à votre bureau de Poste.
Nous ne sommes pas en mesure de vous les renvoyer une 2ème fois donc nous vous les renvoyons sous forme de e-tickets que vous trouverez ci-joints.
Important : merci de bien vouloir nous confirmer en retour de ce mail la bonne réception de vos billets électroniques.
Cordialement,